Cómo gestionar pedidos en Shopify: La guía definitiva

Procesar pedidos no debería ser un dolor de cabeza. Al fin y al cabo, es la recta final para convertir un pedido en una venta cerrada. 

A través de plataformas como Shopify, agilizar las operaciones y procesar los pedidos a tiempo es uno de los aspectos más importantes del negocio. Así que, tanto si eres un solopreneur haciendo malabarismos con cajas en tu garaje como una empresa en crecimiento que busca escalar, gestionar el proceso de fulfillment con las herramientas y estrategias adecuadas es clave para mejorar la satisfacción del cliente.

En esta guía, veremos cómo automatizar las tareas de procesamiento de pedidos, gestionar el inventario con destreza y manejar cada pedido con precisión. También aprenderás cómo integrar Gelato con tu tienda Shopify puede revolucionar tu proceso de fulfillment, haciendo que tu negocio sea más eficiente y eco-friendly.

• El cumplimiento de pedidos en Shopify incluye pasos como procesar pedidos, gestionar el inventario, preparar y empaquetar los artículos y enviarlos.

• La Shopify Fulfillment Network (SFN) y la integración con Gelato agilizan el proceso de almacenaje y envío para entregas más rápidas.

• En función de las necesidades de tu negocio, puedes elegir un método de cumplimiento: self-fulfillment, dropshipping, 3PL o los propios servicios de Shopify.

• Gelato simplifica el proceso de cumplimiento de pedidos automatizando la producción y la logística, lo que permite una impresión bajo demanda eficiente y sostenible.

• Utilizar los servicios de Gelato reduce las emisiones de carbono y acorta los tiempos de entrega, mejorando la satisfacción del cliente.

Entender los componentes clave del cumplimiento de pedidos de Shopify es esencial para ofrecer una buena experiencia de cliente. Vamos a desglosar cada paso necesario para que tus productos lleguen desde tu tienda hasta tus clientes.

Recepción de pedidos

El viaje del cumplimiento de pedidos empieza con la recepción del pedido. Cuando un cliente realiza un pedido a través de tu tienda de Shopify, recibirás una notificación. Normalmente incluye datos clave como el nombre del cliente, la dirección de envío y los productos que ha comprado. Es fundamental revisar estos datos con cuidado para asegurarte de que todo es correcto.

Este primer paso sienta las bases de todo el proceso de cumplimiento. En esta etapa debes comprobar que todos los artículos del pedido tienen información precisa y actualizada antes de enviar la solicitud de cumplimiento.

Procesamiento de pedidos

Una vez recibido el pedido, el siguiente paso clave es procesarlo. Esto implica verificar el pago, comprobar la disponibilidad en inventario y preparar el pedido para el picking y el packing. Shopify lo facilita sincronizando automáticamente los datos del pedido, lo que permite una gestión eficiente.

Puedes apoyarte en apps de Shopify para automatizar tareas como la facturación y la confirmación de pago, simplificando aún más el proceso. Integrar Gelato refuerza este paso, ya que reenvía al instante los datos del pedido a su sistema para producción. 

Gestión del inventario

Una gestión de inventario adecuada es clave para que Shopify cumpla con sus pedidos sin problemas. Implica llevar un control de los niveles de stock, prever la demanda y reponer los productos a tiempo. Herramientas como el Sistema de Gestión de Inventario integrado de Shopify y apps de terceros ayudan a automatizar estas tareas. 

Con la integración con Shopify de Gelato, no tienes que preocuparte de mantener inventario físico. Gelato se encarga de la producción y el almacenamiento, y actualiza tu tienda Shopify con niveles de stock precisos para todos los productos de print on demand. 

Picking y packing de los artículos

Una vez que has gestionado tu inventario de forma eficiente, el siguiente paso es preparar y empaquetar los artículos. Esto implica seleccionar los productos de tu inventario según las especificaciones del pedido y empaquetarlos de forma segura para el envío. 

Un picking adecuado reduce errores y asegura que los artículos correctos llegan a los clientes correctos. Herramientas como la función de escaneo de códigos de barras de Shopify pueden agilizar este proceso. Para el packing, ten en cuenta el tipo de productos que vas a enviar y utiliza materiales de embalaje adecuados para evitar daños durante el transporte. 

Envío de pedidos

El envío de pedidos implica seleccionar un transportista fiable, determinar los gastos de envío y elegir el embalaje adecuado. En Shopify puedes configurar distintos métodos de envío, incluidas tarifas de transportista en tiempo real, tarifas fijas o envío gratuito.

Una vez empaquetado el pedido, imprime la etiqueta de envío y pégala bien. Las opciones de envío integradas de Shopify te permiten comprar e imprimir etiquetas de envío directamente desde tu panel de admin, lo que te ahorra tiempo y esfuerzo. Tras el envío, actualiza el estado del pedido en Shopify y proporciona la información de seguimiento a tu cliente.

Facilitar los datos de envío

Tras enviar un pedido, debes comunicar los datos del envío a tus clientes para mantener la transparencia y la confianza. Esto implica actualizar tu tienda Shopify con los números de seguimiento y la información del transportista. Puedes automatizar esto con apps de Shopify o introducir los datos manualmente.

Una vez actualizado, Shopify puede enviar notificaciones a tus clientes para mantenerlos informados sobre el recorrido de su pedido. Este nivel de comunicación no solo da tranquilidad al cliente, sino que también reduce el número de consultas sobre el estado del pedido. 

Seguimiento del estado del pedido

Mantener a tus clientes informados de los cambios en el estado del pedido ayuda a sostener la confianza y la satisfacción. Shopify te permite hacer seguimiento del estado del pedido desde su panel. Tú y tus clientes podéis ver actualizaciones como «En proceso», «En tránsito» y «Entregado».

Además, Shopify genera automáticamente notificaciones de envío que incluyen detalles de seguimiento, y que pueden enviarse por email o SMS. Para un seguimiento más avanzado, considera apps como OrderlyEmails. Estas herramientas ofrecen información de seguimiento detallada y notificaciones personalizables. 

Gestión de devoluciones y cambios

Las devoluciones y los cambios son una parte clave de la satisfacción del cliente. Shopify lo hace manejable con funciones integradas que te permiten procesar devoluciones directamente desde el panel de admin. Avisa pronto a los clientes, genera etiquetas de devolución y reactualiza fácilmente el inventario.

Con la integración de Gelato, las devoluciones son mucho más sencillas. Los clientes siguen un proceso claro y Gelato gestiona la logística inversa de manera eficiente, asegurando que los productos vuelvan al socio de producción más cercano.

¿Listo para meterte de lleno en el proceso de cumplir pedidos en Shopify? Vamos a recorrer cada paso para garantizar una experiencia de cumplimiento de pedidos fluida y eficiente en tu tienda.

1. Elegir un servicio de fulfillment

Cuando recibes un pedido, tu prioridad es hacérselo llegar al cliente de forma rápida y eficiente. Hay varias formas de cumplir pedidos en Shopify, cada una adaptada a distintas necesidades y escalas de negocio. 

Vamos a explorar las distintas opciones de servicios de fulfillment:

• Self-fulfillment: gestionas tú mismo el inventario, empaquetas los productos y envías los pedidos.

• Fulfillment by Shopify: utiliza el servicio de fulfillment de Shopify para almacenar y enviar productos desde varias ubicaciones.

• Dropshipping: colabora con proveedores de dropshipping que se encargan del inventario y el envío.

• Logística de terceros (3PL): utiliza un proveedor 3PL para almacenar el inventario y cumplir con los pedidos.

2. Decidir entre cumplimiento manual o automático

Decidir entre un cumplimiento manual o automático afectará a la eficiencia del procesamiento de pedidos y a la satisfacción global del cliente en Shopify. Ambas opciones tienen sus ventajas, y la elección adecuada para tu negocio suele depender de tus necesidades específicas y de la escala de tus operaciones. 

Veamos los detalles de cada una: 

Cumplimiento automático 

El cumplimiento automático agiliza el procesamiento de pedidos marcándolos como cumplidos una vez pagados. También ayuda con el archivado automático de pedidos, manteniendo ordenada tu página de pedidos al sacar de la vista inmediata los pedidos cumplidos y cerrados. Así puedes beneficiarte del método automatizado: 

• Ahorro de tiempo: los pedidos se procesan sin intervención manual, liberando tiempo para otras operaciones del negocio.

• Actualizaciones instantáneas: los clientes reciben notificaciones inmediatas sobre el estado de su pedido, mejorando su experiencia general.

• Integración fluida: al integrarse con servicios de fulfillment, los productos se producen y envían automáticamente, reduciendo el riesgo de error humano.

Cumplimiento manual 

El cumplimiento manual implica gestionar personalmente cada paso del proceso, desde confirmar los pedidos hasta actualizar su estado. Esta opción te da un control total sobre tu inventario y la gestión de pedidos. Sus principales ventajas son: 

• Toque personal: posibilidad de añadir detalles personales, como notas escritas a mano o embalajes personalizados.

• Control de calidad: cada pedido puede inspeccionarse antes del envío, garantizando los estándares de calidad más altos.

• Flexibilidad: ideal para negocios con ofertas de productos complejas o requisitos de personalización que necesitan una supervisión cercana.

3. Cumplir pedidos

Cumplir pedidos en Shopify implica una serie de pasos importantes para garantizar que tus clientes reciben sus productos rápido y de forma eficiente. Así puedes hacerlo de manera efectiva:

• Revisar los detalles del pedido: empieza comprobando el pedido del cliente para asegurar la exactitud y la disponibilidad de los artículos en tu inventario.

• Preparar y empaquetar los artículos: selecciona los productos del stock y empaquétalos de forma segura para evitar daños durante el envío.

• Crear etiquetas de envío: genera e imprime etiquetas de envío manualmente o con apps integradas en Shopify para agilizar el proceso.

• Actualizar el estado del pedido: en tu panel de admin de Shopify, marca el pedido como cumplido, proporciona al cliente la información de seguimiento y, después, avísale. 

4. Gestionar varios pedidos

Tanto si gestionas los pedidos manualmente como con herramientas de automatización, contar con un enfoque estructurado para manejar varios pedidos puede ahorrarte tiempo y reducir errores. Aquí van algunas estrategias para cumplir varios pedidos de forma eficiente: 

• Procesamiento por lotes: combina tareas similares, como etiquetar y empaquetar, para ahorrar tiempo.

• Usar apps de gestión de pedidos: invierte en apps que ayuden a automatizar y organizar el procesamiento de pedidos.

• Priorizar los pedidos: ordénalos por urgencia o método de envío para garantizar entregas puntuales.

• Delegar tareas: si tienes un equipo, asigna roles concretos para agilizar el flujo de trabajo.

5. Gestionar las ubicaciones de fulfillment

Gestionar eficazmente las ubicaciones de fulfillment es clave para garantizar entregas puntuales y mantener la satisfacción del cliente. Estos son algunos puntos clave que considerar: 

• Centralizado vs. descentralizado: decide si tener tu inventario en una sola ubicación o repartirlo entre varias encaja mejor con tus objetivos de negocio y tu base de clientes.

• Niveles óptimos de stock: cada centro de fulfillment debe mantener un nivel de stock óptimo para evitar roturas de stock y excesos de inventario, que pueden disparar los costes de almacenaje.

• Zonas de envío: en función de la dirección del cliente, asigna los pedidos a la ubicación de fulfillment más cercana para reducir tiempos y costes de envío.

• Previsión de la demanda: utiliza datos históricos de ventas y tendencias de mercado para predecir la demanda y distribuir el inventario de forma eficaz entre las distintas ubicaciones.

6. Seguir y actualizar el estado de cumplimiento del pedido

Estar al tanto del estado de tus pedidos garantiza entregas puntuales y la satisfacción del cliente. Así puedes vigilar de cerca cada paso del proceso de cumplimiento: 

• Pedido recibido: cuando se realiza un pedido, aparece en tu panel de admin de Shopify. Revisa los detalles y asegúrate de que todo está en orden antes de continuar.

• Pedido procesado: marca el pedido como procesado para indicar que está siendo preparado para su envío. Esto mantiene tus registros organizados e informa a tu equipo del estado actual.

• En tránsito: actualiza el estado a «En tránsito» en cuanto el pedido se haya enviado. Proporcionar la información de seguimiento aquí ayuda a tus clientes a monitorear su entrega.

• Entregado: por último, marca el pedido como «Entregado» en cuanto haya llegado a la puerta del cliente. Este paso es esencial para mantener registros de cumplimiento precisos.

7. Automatizar el proceso de cumplimiento de pedidos

Automatizar el proceso de cumplimiento de pedidos puede aumentar significativamente la eficiencia y reducir errores manuales. Así puedes aprovechar al máximo la automatización:

• Usar la automatización integrada de Shopify: apóyate en las funciones de automatización de Shopify, como Order Automator y Auto Fulfill, para gestionar acciones repetitivas.

• Configurar ajustes de cumplimiento automático: una vez procesados, configura los pedidos para que pasen automáticamente de «no cumplido» a «cumplido», ahorrándote tiempo.

• Integrar apps de terceros: utiliza apps como Order Automator para personalizar y mejorar tus flujos de cumplimiento según tus necesidades.

• Activar notificaciones: automatiza las notificaciones por email para mantener a los clientes informados sobre el estado y el seguimiento de su pedido.

8. Manejar casos especiales

Cuando cumples pedidos en Shopify, puedes encontrarte con situaciones especiales que requieren un trato extra, como el envío internacional. Así puedes gestionarlo de forma efectiva:

• Envío internacional: asegúrate de proporcionar toda la información aduanera necesaria, como los códigos del sistema armonizado (HS) y descripciones precisas de los productos. La falta de datos aduaneros puede retrasar los envíos.

• Artículos en backorder: comunica claramente a los clientes los retrasos previstos y las fechas de reposición. Ofrecer envíos parciales puede mantener satisfechos a los clientes mientras esperan el resto de los artículos.

• Pedidos cancelados: desarrolla un sistema para gestionar las cancelaciones de pedidos de forma eficiente, asegurándote de que los clientes reciben su reembolso rápidamente y de que los niveles de inventario se actualizan en consecuencia.

• Embalaje personalizado: para productos especiales o pedidos premium, considera un embalaje personalizado para mejorar la experiencia del cliente y añadir un toque personal.

Cumplir pedidos en tu tienda Shopify con Gelato es un proceso fluido que ofrece una gran variedad de posibilidades. Sigamos la guía paso a paso para que puedas aprovechar al máximo los servicios de print on demand (POD) de Gelato.

Lo primero: conectar tu tienda Shopify con Gelato. Así puedes hacerlo:

1. Abre la tienda de apps de Shopify y busca la app de Gelato.

2. Haz clic en el botón «Add app» para iniciar la integración.

3. Serás redirigido a tu página de admin de Shopify. Debes introducir la URL de tu tienda Shopify y pulsar «Install app».

4. Se te pedirá que autorices a Gelato a acceder a determinada información de tu tienda. Completa este paso para finalizar la integración.

5. Una vez establecida la conexión, puedes vender tus productos existentes o crear otros nuevos utilizando los servicios POD sostenibles y rápidos de Gelato.

Una vez que tengas Gelato configurado, el siguiente paso es empezar a vender. Esto es lo que ocurre:

1. Un cliente visita tu tienda Shopify y realiza un pedido.

2. La información del pedido se sincroniza automáticamente con el sistema de Gelato, marcando el inicio del proceso de cumplimiento.

Con Gelato, no tienes que preocuparte por el proceso de cumplimiento. Así funciona:

1. Gelato toma los detalles del pedido y los reenvía al socio de producción más cercano dentro de su amplia red de partners en 32 países.

2. Este socio de producción fabrica el producto cerca de la ubicación del cliente, lo que garantiza una entrega rápida y reduce las emisiones de carbono.

3. Una vez completada la producción, el artículo pasa un control de calidad antes de estar listo para el envío.

Por último, el producto se entrega a tu cliente. Esto es lo que ocurre:

1. Tras el control de calidad final, el producto se empaqueta de forma segura y se envía al cliente.

2. Gelato asegura una entrega rápida y fiable. Como el producto se fabrica más cerca del cliente, las distancias de transporte son más cortas, reduciendo las emisiones de carbono.

3. El cliente recibe su pedido, haciendo que el proceso sea lo más transparente y eficiente posible.

Al usar los servicios de Gelato, puedes ofrecer a tus clientes una experiencia de compra superior mientras reduces la huella de carbono de tu tienda. ¡Una situación win-win!

El cambio hacia la producción bajo demanda y la impresión local está redefiniendo el panorama del ecommerce. Al ofrecer una solución integral para emprendedores, creadores y marcas globales, Gelato permite a los negocios vender sus productos en todo el mundo mientras los producen localmente en 32 países. Esto abre las puertas a un mercado de hasta cinco mil millones de consumidores potenciales.

Con Gelato, tu tienda Shopify puede ofrecer una gran variedad de productos, como camisetas, wall art, tazas, fundas de móvil, y álbumes de fotos, todos producidos bajo demanda y enviados directamente a la puerta de tus clientes. Solo pagas por los productos pedidos, eliminando la necesidad de almacenar y gestionar inventario. 

¿Listo para llevar tu tienda Shopify al siguiente nivel? Únete a la familia Gelato y revolucionemos juntos tu proceso de cumplimiento de pedidos. Regístrate en Gelato hoy mismo.

¿Qué hacer después de recibir un pedido en Shopify?

Después de recibir un pedido en Shopify, revisa los detalles del pedido para asegurarte de que son correctos. Confirma la disponibilidad del inventario, procesa el pago y empieza el proceso de cumplimiento de forma manual o automática. Actualiza el estado del pedido e informa al cliente de que su pedido se está procesando. Asegúrate de que todo esté listo para un envío y una entrega puntuales.

¿Cómo cumplo un pedido en Shopify POS?

Para cumplir un pedido en Shopify POS, ve al pedido dentro de la app POS. Puedes marcarlo como cumplido directamente después de que el cliente realice la compra. Asegúrate de tener el inventario necesario, ya que el sistema POS deducirá el artículo de tu stock. Esto permite una gestión de inventario fluida y en tiempo real en todos los canales de venta.

¿Cómo cambio mi pedido de Shopify de «no cumplido» a «cumplido»?

Para cambiar el estado de tu pedido de Shopify de «no cumplido» a «cumplido», ve a la sección «Orders» del admin de Shopify. Selecciona el pedido concreto, haz clic en «Mark as fulfilled» y añade la información de seguimiento necesaria. Confirma el proceso de cumplimiento y el estado del pedido se actualizará a cumplido, notificando al cliente automáticamente.

¿Cómo cumplo un pedido borrador en Shopify?

Para cumplir un pedido borrador en Shopify, conviértelo en un pedido real haciendo clic en «Create Order». Una vez creado, puedes proceder con el cumplimiento total o parcial localizando el pedido en la sección «Orders», seleccionándolo y haciendo clic en «Fulfill Items». Sigue las indicaciones para añadir la información de seguimiento y completar el proceso.

¿Por qué se rechaza mi solicitud de cumplimiento en Shopify?

Tu solicitud de cumplimiento en Shopify puede ser rechazada por problemas de inventario, métodos de pago no verificados o un servicio de fulfillment no configurado. Asegúrate de que los niveles de inventario son correctos y los pagos están verificados. Comprueba que el servicio de fulfillment elegido esté bien configurado y funcionando. Una buena comunicación con tu proveedor puede ayudarte a resolver estos problemas de forma efectiva.