Come evadere ordini su Shopify: La guida definitiva

L'evasione degli ordini non dovrebbe essere un mal di testa. Dopotutto, è il rettilineo finale che trasforma un ordine in una vendita conclusa! 

Su piattaforme come Shopify, snellire le operazioni ed evadere gli ordini in tempo è uno degli aspetti più importanti del business. Quindi, che tu sia un solopreneur che gestisce scatole in garage o un'azienda in crescita che vuole scalare, affrontare il processo di evasione con gli strumenti e le strategie giuste è fondamentale per migliorare la soddisfazione del cliente.

In questa guida vedremo come automatizzare le attività di evasione degli ordini, gestire l'inventario con efficacia e curare ogni ordine con precisione. Scoprirai anche come integrare Gelato con il tuo store Shopify può rivoluzionare il tuo processo di evasione, rendendo il tuo business più efficiente ed eco-friendly.

• L'evasione degli ordini su Shopify comprende passaggi come la gestione degli ordini, la gestione dell'inventario, il picking e il packing degli articoli e la loro spedizione.

• Il Shopify Fulfillment Network (SFN) e l'integrazione con Gelato semplificano lo stoccaggio e la spedizione per consegne più rapide.

• In base alle esigenze del tuo business, puoi scegliere un metodo di evasione: self-fulfillment, dropshipping, 3PL o i servizi offerti direttamente da Shopify.

• Gelato semplifica il processo di evasione automatizzando produzione e logistica, consentendo una stampa on-demand efficiente e sostenibile.

• L'utilizzo dei servizi di Gelato riduce le emissioni di carbonio e accorcia i tempi di consegna, migliorando la soddisfazione del cliente.

Comprendere i componenti chiave dell'evasione degli ordini su Shopify è essenziale per offrire una buona esperienza cliente. Vediamo nel dettaglio ogni passaggio necessario per portare i tuoi prodotti dal tuo store ai tuoi clienti.

Ricezione degli ordini

Il percorso di evasione degli ordini inizia con la loro ricezione. Quando un cliente effettua un ordine tramite il tuo store Shopify, ricevi una notifica. Di solito include i dettagli chiave dell'ordine, come nome del cliente, indirizzo di spedizione e prodotti acquistati. È fondamentale rivedere con attenzione queste informazioni per assicurarsi che tutto sia corretto.

Questo primo passaggio pone le basi per l'intero processo di evasione. In questa fase devi verificare che tutte le voci dell'ordine abbiano informazioni accurate e aggiornate prima di inviare la richiesta di evasione.

Elaborazione degli ordini

Una volta ricevuto l'ordine, il passaggio chiave successivo è elaborarlo. Questo comprende la verifica del pagamento, il controllo della disponibilità in magazzino e la preparazione dell'ordine per picking e packing. Shopify semplifica il tutto sincronizzando automaticamente i dettagli dell'ordine, consentendo una gestione efficiente.

Puoi sfruttare le app Shopify per automatizzare attività come fatturazione e conferma del pagamento, semplificando ulteriormente il processo. L'integrazione con Gelato potenzia questa fase, inoltrando istantaneamente i dettagli dell'ordine al loro sistema per la produzione. 

Gestione dell'inventario

Una corretta gestione dell'inventario è fondamentale perché Shopify possa evadere gli ordini in modo fluido. Implica monitorare i livelli di stock, prevedere la domanda e riassortire i prodotti tempestivamente. Strumenti come il sistema di gestione dell'inventario integrato di Shopify e app di terze parti aiutano ad automatizzare queste attività. 

Con l'integrazione Shopify di Gelato, non devi preoccuparti di gestire un inventario fisico. Gelato si occupa di produzione e stoccaggio, aggiornando il tuo store Shopify con livelli di stock accurati per tutti i prodotti print on demand. 

Picking e packing degli articoli

Una volta gestito l'inventario in modo efficace, il passaggio successivo è il picking e il packing degli articoli. Implica selezionare i prodotti dal proprio magazzino in base alle specifiche dell'ordine e confezionarli in modo sicuro per la spedizione. 

Un picking corretto riduce gli errori e fa sì che gli articoli giusti arrivino ai clienti giusti. Strumenti come la funzione di scansione dei codici a barre di Shopify possono snellire questo processo. Per il packing, considera il tipo di prodotti da spedire e utilizza materiali di imballaggio adeguati per evitare danni durante il trasporto. 

Spedizione degli ordini

Spedire gli ordini significa scegliere un corriere affidabile, determinare i costi di spedizione e selezionare l'imballaggio adeguato. In Shopify puoi configurare diversi metodi di spedizione, tra cui tariffe del corriere in tempo reale, tariffe fisse o spedizione gratuita.

Una volta confezionato l'ordine, stampa l'etichetta di spedizione e applicala in modo sicuro. Le opzioni di spedizione integrate di Shopify ti permettono di acquistare e stampare le etichette di spedizione direttamente dal pannello admin, facendoti risparmiare tempo e fatica. Dopo la spedizione, aggiorna lo stato dell'ordine in Shopify e fornisci le informazioni di tracking al cliente.

Comunicare i dettagli della spedizione

Dopo aver spedito un ordine, è importante comunicare ai clienti i dettagli della spedizione per garantire trasparenza e fiducia. Questo comporta l'aggiornamento dello store Shopify con i numeri di tracking e le informazioni sul corriere. Puoi automatizzare il tutto tramite app Shopify o inserire i dettagli manualmente.

Una volta aggiornati, Shopify può inviare notifiche ai clienti, mantenendoli informati sul percorso del loro ordine. Questo livello di comunicazione rassicura il cliente e riduce anche il numero di richieste relative allo stato dell'ordine. 

Monitoraggio dello stato dell'ordine

Tenere i clienti informati sulle modifiche dello stato dell'ordine aiuta a mantenere fiducia e soddisfazione. Shopify ti consente di monitorare lo stato dell'ordine tramite la sua dashboard. Tu e i tuoi clienti potete vedere aggiornamenti come «In elaborazione», «In transito» e «Consegnato».

Inoltre, Shopify genera automaticamente notifiche di spedizione che includono i dettagli di tracking e che possono essere inviate via email o SMS. Per un tracking più avanzato, prendi in considerazione app come OrderlyEmails. Questi strumenti offrono informazioni di tracking dettagliate e notifiche personalizzabili. 

Gestione di resi e cambi

Resi e cambi sono parte integrante della soddisfazione del cliente. Shopify rende il tutto gestibile con funzionalità integrate che ti permettono di elaborare i resi direttamente dalla dashboard admin. Avvisa tempestivamente i clienti, genera etichette di reso e ripristina facilmente le scorte.

Con l'integrazione di Gelato i resi sono molto più semplici. I clienti seguono un processo lineare e Gelato gestisce in modo efficiente la logistica inversa, assicurando che i prodotti tornino al partner di produzione più vicino.

Pronto a immergerti nel processo concreto di evasione degli ordini su Shopify? Vediamo passo per passo come garantire un'esperienza di evasione fluida ed efficiente per il tuo store.

1. Scegliere un servizio di evasione

Quando ricevi un ordine, la priorità è farlo arrivare al cliente in modo rapido ed efficiente. Ci sono diversi modi per evadere gli ordini su Shopify, ciascuno pensato per esigenze e dimensioni di business differenti. 

Esploriamo le diverse opzioni di servizi di evasione:

• Self-fulfillment: gestisci tu stesso inventario, imballaggio dei prodotti e spedizione degli ordini.

• Fulfillment by Shopify: usa il servizio di evasione di Shopify per stoccare e spedire i prodotti da più sedi.

• Dropshipping: collabora con fornitori dropshipping che si occupano di inventario e spedizione.

• Logistica di terze parti (3PL): usa un provider 3PL per stoccare gli articoli ed evadere gli ordini.

2. Scegliere tra evasione manuale e automatica

Decidere tra evasione manuale e automatica influisce sull'efficienza di elaborazione degli ordini e sulla soddisfazione complessiva dei clienti su Shopify. Entrambe le opzioni hanno i loro vantaggi, e la scelta giusta dipende spesso dalle tue esigenze specifiche e dalle dimensioni delle tue operazioni. 

Vediamo i dettagli di ciascuna: 

Evasione automatica 

L'evasione automatica snellisce l'elaborazione degli ordini contrassegnandoli come evasi non appena vengono pagati. Aiuta anche con l'archiviazione automatica degli ordini, mantenendo ordinata la pagina degli ordini eliminando dalla vista immediata quelli evasi e chiusi. Ecco come puoi sfruttare il metodo automatizzato: 

• Risparmio di tempo: gli ordini vengono elaborati senza intervento manuale, liberando tempo per altre operazioni di business.

• Aggiornamenti istantanei: i clienti ricevono notifiche immediate sullo stato del loro ordine, migliorando l'esperienza complessiva.

• Integrazione fluida: quando è integrata con i servizi di evasione, i prodotti vengono prodotti e spediti automaticamente, riducendo il rischio di errori umani.

Evasione manuale 

L'evasione manuale prevede di gestire personalmente ogni fase del processo, dalla conferma degli ordini all'aggiornamento del loro stato. Questa opzione ti dà il pieno controllo sulla gestione di inventario e ordini. I principali vantaggi sono: 

• Tocco personale: la possibilità di aggiungere dettagli personali come bigliettini scritti a mano o packaging personalizzato.

• Controllo qualità: ogni ordine può essere ispezionato prima della spedizione, garantendo i più alti standard di qualità.

• Flessibilità: ideale per business con offerte di prodotto complesse o requisiti di personalizzazione che necessitano di un controllo ravvicinato.

3. Evadere gli ordini

Evadere gli ordini su Shopify comporta una serie di passaggi importanti per garantire ai tuoi clienti di ricevere i prodotti rapidamente e in modo efficiente. Ecco come farlo in modo efficace:

• Rivedi i dettagli dell'ordine: inizia controllando l'ordine del cliente per verificare l'esattezza dei dati e la disponibilità degli articoli in magazzino.

• Esegui picking e packing degli articoli: seleziona i prodotti dal tuo stock e confezionali in modo sicuro per evitare danni durante la spedizione.

• Crea le etichette di spedizione: genera e stampa le etichette di spedizione manualmente o usando app Shopify integrate per snellire il processo.

• Aggiorna lo stato dell'ordine: nel pannello admin di Shopify, contrassegna l'ordine come evaso, fornisci al cliente le informazioni di tracking e poi avvisalo. 

4. Gestire più ordini

Sia che tu gestisca gli ordini manualmente o tramite strumenti di automazione, avere un approccio strutturato per la gestione di più ordini può farti risparmiare tempo e ridurre gli errori. Ecco alcune strategie per evadere più ordini in modo efficiente: 

• Elaborazione in batch: raggruppa attività simili, come etichettatura e imballaggio, per risparmiare tempo.

• Usa app di order management: investi in app che aiutano ad automatizzare e organizzare la gestione degli ordini.

• Dai priorità agli ordini: ordina gli ordini per urgenza o metodo di spedizione per garantire consegne puntuali.

• Delega le attività: se hai un team, assegna ruoli specifici per snellire il flusso di lavoro.

5. Gestire le sedi di evasione

Gestire in modo efficace le sedi di evasione è fondamentale per garantire consegne puntuali e mantenere la soddisfazione del cliente. Ecco alcuni punti chiave da considerare: 

• Centralizzato vs. decentralizzato: valuta se è meglio per i tuoi obiettivi di business e per i tuoi clienti tenere l'inventario in un'unica sede o distribuirlo su più sedi.

• Livelli di stock ottimali: ogni centro di evasione deve mantenere un livello di stock ottimale per evitare rotture di stock e surplus, che possono aumentare i costi di stoccaggio.

• Zone di spedizione: in base all'indirizzo del cliente, assegna gli ordini alla sede di evasione più vicina per ridurre tempi e costi di spedizione.

• Prevedi la domanda: usa i dati storici di vendita e i trend di mercato per prevedere la domanda e allocare l'inventario in modo efficace tra le diverse sedi.

6. Monitorare e aggiornare lo stato di evasione degli ordini

Tenere sotto controllo lo stato degli ordini garantisce consegne puntuali e clienti soddisfatti. Ecco come puoi monitorare ogni fase del processo di evasione: 

• Ordine ricevuto: quando viene effettuato un ordine, compare nella tua dashboard admin di Shopify. Controlla i dettagli e assicurati che tutto sia a posto prima di procedere.

• Ordine elaborato: contrassegna l'ordine come elaborato per indicare che è in preparazione per la spedizione. In questo modo mantieni i tuoi registri organizzati e informi il team sullo stato attuale.

• In transito: aggiorna lo stato a «In transito» non appena l'ordine è stato spedito. Fornire qui le informazioni di tracking aiuta i clienti a monitorare la consegna.

• Consegnato: infine, contrassegna l'ordine come «Consegnato» una volta arrivato a casa del cliente. Questo passaggio è essenziale per mantenere registri accurati di evasione.

7. Automatizzare il processo di evasione degli ordini

Automatizzare il processo di evasione degli ordini può migliorare significativamente l'efficienza e ridurre gli errori manuali. Ecco come puoi sfruttare al meglio l'automazione:

• Utilizzare l'automazione integrata di Shopify: sfrutta le funzionalità di automazione di Shopify, come Order Automator e Auto Fulfill, per gestire le azioni ripetitive.

• Configurare le impostazioni di evasione automatica: una volta elaborati, imposta gli ordini in modo che passino automaticamente da non evasi a evasi, facendoti risparmiare tempo.

• Integrare app di terze parti: utilizza app come Order Automator per personalizzare e potenziare i tuoi flussi di evasione in base alle tue esigenze specifiche.

• Abilitare le notifiche: automatizza le notifiche email per aggiornare i clienti su stato e tracking del loro ordine.

8. Gestire i casi particolari

Quando evadi ordini su Shopify, puoi imbatterti in situazioni particolari che richiedono attenzione extra, come la spedizione internazionale. Ecco come affrontarla in modo efficace:

• Spedizione internazionale: assicurati di fornire tutte le informazioni doganali necessarie, come i codici del sistema armonizzato (HS) e descrizioni accurate dei prodotti. Informazioni doganali mancanti possono ritardare le spedizioni.

• Articoli in backorder: comunica chiaramente ai clienti i ritardi previsti e le date di riassortimento. Offrire spedizioni parziali può mantenere alta la soddisfazione mentre attendono gli articoli rimanenti.

• Ordini annullati: predisponi un sistema per gestire in modo efficiente gli annullamenti, assicurandoti che i clienti vengano rimborsati rapidamente e che i livelli di inventario siano aggiornati di conseguenza.

• Packaging personalizzato: per prodotti speciali o ordini premium, valuta un packaging personalizzato per migliorare l'esperienza del cliente e aggiungere un tocco personale.

Evadere gli ordini sul tuo store Shopify con Gelato è un processo fluido che ti apre a una vasta gamma di possibilità. Seguiamo la guida passo per passo per assicurarti di poter sfruttare appieno i servizi print on demand (POD) di Gelato.

Per prima cosa: collegare il tuo store Shopify a Gelato. Ecco come fare:

1. Apri l'app store di Shopify e cerca l'app Gelato.

2. Clicca sul pulsante «Add app» per avviare l'integrazione.

3. Verrai reindirizzato alla pagina admin di Shopify. Devi inserire l'URL del tuo store Shopify e poi cliccare su «Install app».

4. Ti verrà chiesto di autorizzare Gelato ad accedere a determinate informazioni del tuo store. Completa questo passaggio per finalizzare l'integrazione.

5. Una volta stabilita la connessione, puoi vendere i prodotti già esistenti o crearne di nuovi grazie ai servizi POD veloci e sostenibili di Gelato.

Una volta configurato con Gelato, il passaggio successivo è iniziare a vendere. Ecco cosa succede:

1. Un cliente visita il tuo store Shopify e effettua un ordine.

2. Le informazioni dell'ordine vengono sincronizzate automaticamente con il sistema di Gelato, dando il via al processo di evasione.

Con Gelato non devi preoccuparti del processo di evasione. Ecco come funziona:

1. Gelato prende i dettagli dell'ordine e li inoltra al partner di produzione più vicino, all'interno della sua ampia rete in 32 paesi.

2. Questo partner di produzione realizza il prodotto vicino alla posizione del cliente, garantendo consegne rapide e riducendo le emissioni di carbonio.

3. Una volta completata la produzione, l'articolo passa un controllo qualità prima di essere pronto per la spedizione.

Infine, il prodotto viene consegnato al tuo cliente. Ecco cosa succede:

1. Dopo il controllo qualità finale, il prodotto viene confezionato in modo sicuro e spedito al cliente.

2. Gelato garantisce consegne rapide e affidabili. Poiché il prodotto viene realizzato più vicino al cliente, le distanze di trasporto sono ridotte, abbattendo le emissioni di carbonio.

3. Il cliente riceve il suo ordine, rendendo il processo il più trasparente ed efficiente possibile.

Utilizzando i servizi di Gelato, puoi offrire ai tuoi clienti un'esperienza di acquisto superiore riducendo allo stesso tempo l'impronta di carbonio del tuo store. Un vero win-win!

Lo shift verso la produzione on-demand e la stampa locale sta ridisegnando il panorama dell'ecommerce. Offrendo una soluzione completa a imprenditori, creator e brand globali, Gelato consente alle aziende di vendere i propri prodotti in tutto il mondo producendoli localmente in 32 paesi. Questo apre le porte a un mercato fino a cinque miliardi di potenziali consumatori.

Con Gelato, il tuo store Shopify può offrire una grande varietà di prodotti, come t-shirt, wall art, tazze, cover per cellulari e photo book, tutti prodotti on-demand e spediti direttamente a casa dei tuoi clienti. Paghi solo per i prodotti ordinati, eliminando la necessità di stoccaggio e gestione dell'inventario. 

Sei pronto a portare il tuo store Shopify al livello successivo? Unisciti alla famiglia Gelato e rivoluzioniamo insieme il tuo processo di evasione degli ordini. Registrati su Gelato oggi stesso.

Cosa fare dopo aver ricevuto un ordine su Shopify?

Dopo aver ricevuto un ordine su Shopify, controlla i dettagli dell'ordine per verificarne l'accuratezza. Conferma la disponibilità in magazzino, elabora il pagamento e avvia il processo di evasione manualmente o automaticamente. Aggiorna lo stato dell'ordine e informa il cliente che l'ordine è in fase di elaborazione. Assicurati che tutto sia pronto per una spedizione e una consegna puntuali.

Come evado un ordine su Shopify POS?

Per evadere un ordine su Shopify POS, vai all'ordine all'interno dell'app POS. Puoi contrassegnarlo come evaso direttamente dopo l'acquisto da parte del cliente. Assicurati di avere l'inventario necessario, poiché il sistema POS scalerà l'articolo dal tuo stock. Questo permette una gestione fluida dell'inventario in tempo reale su tutti i canali di vendita.

Come faccio a passare il mio ordine Shopify da «non evaso» a «evaso»?

Per cambiare lo stato del tuo ordine Shopify da «non evaso» a «evaso», vai alla sezione «Orders» del tuo admin Shopify. Seleziona l'ordine specifico, clicca su «Mark as fulfilled» e aggiungi tutte le informazioni di tracking necessarie. Conferma il processo di evasione: lo stato dell'ordine passerà a evaso e il cliente verrà notificato automaticamente.

Come evado un ordine in bozza (draft order) su Shopify?

Per evadere una draft order su Shopify, convertila in un vero ordine cliccando su «Create Order». Una volta creato, puoi procedere con l'evasione totale o parziale individuando l'ordine nella sezione «Orders», selezionandolo e cliccando su «Fulfill Items». Segui le indicazioni per aggiungere le informazioni di tracking e completare il processo.

Perché la mia richiesta di evasione viene rifiutata su Shopify?

La tua richiesta di evasione su Shopify potrebbe essere rifiutata a causa di problemi di inventario, metodi di pagamento non verificati o di un servizio di evasione non configurato. Assicurati che i livelli di inventario siano corretti e che i pagamenti siano stati verificati. Verifica che il servizio di evasione scelto sia configurato correttamente e funzionante. Una comunicazione adeguata con il tuo provider può aiutarti a risolvere questi problemi in modo efficace.