Bestellungen auf Shopify abwickeln: Der ultimative Guide

Die Auftragsabwicklung sollte kein Kopfzerbrechen bereiten. Schließlich ist sie die Zielgerade, auf der aus einer Bestellung ein abgeschlossener Verkauf wird! 

Über Plattformen wie Shopify gehören eine schlanke Abwicklung und das pünktliche Erfüllen von Bestellungen zu den wichtigsten Aspekten deines Business. Egal, ob du als Solopreneur in der Garage Kartons jonglierst oder ein wachsendes Unternehmen skalieren willst – die richtigen Tools und Strategien im Fulfillment-Prozess sind entscheidend, um deine Kundenzufriedenheit zu steigern.

In diesem Leitfaden zeigen wir dir, wie du Aufgaben rund um die Auftragsabwicklung automatisierst, dein Lager geschickt verwaltest und jede Bestellung mit Präzision bearbeitest. Außerdem erfährst du, wie die Integration von Gelato in deinen Shopify-Store deinen Fulfillment-Prozess revolutionieren kann und dein Business effizienter und umweltfreundlicher macht.

• Die Auftragsabwicklung auf Shopify umfasst Schritte wie das Bearbeiten von Bestellungen, die Lagerverwaltung, das Kommissionieren und Verpacken sowie den Versand.

• Das Shopify Fulfillment Network (SFN) und die Gelato-Integration straffen Lagerung und Versand und sorgen für schnellere Lieferungen.

• Je nach den Anforderungen deines Business kannst du eine Fulfillment-Methode auswählen – Self-Fulfillment, Dropshipping, 3PL oder die Services von Shopify selbst.

• Gelato vereinfacht die Auftragsabwicklung, indem Produktion und Logistik automatisiert werden – für effizientes und nachhaltiges Print-on-Demand.

• Die Nutzung der Gelato-Services führt zu geringeren CO₂-Emissionen und kürzeren Lieferzeiten und steigert so die Kundenzufriedenheit.

Die wichtigsten Bausteine der Shopify-Auftragsabwicklung zu verstehen, ist entscheidend für ein gutes Kundenerlebnis. Sehen wir uns jeden Schritt an, der nötig ist, damit deine Produkte aus deinem Store zu deinen Kund:innen gelangen.

Bestellungen entgegennehmen

Die Reise der Auftragsabwicklung beginnt mit dem Eingang einer Bestellung. Sobald ein:e Kund:in über deinen Shopify-Store eine Bestellung aufgibt, erhältst du eine Benachrichtigung. Diese enthält in der Regel zentrale Bestelldetails wie Name, Lieferadresse und die gekauften Produkte. Es ist wichtig, diese Angaben sorgfältig zu prüfen, damit alles korrekt ist.

Dieser erste Schritt legt die Basis für den gesamten Fulfillment-Prozess. Hier solltest du prüfen, ob alle Positionen der Bestellung korrekte und aktuelle Informationen enthalten, bevor du den Fulfillment-Auftrag absendest.

Bestellungen bearbeiten

Sobald eine Bestellung eingegangen ist, folgt die Bearbeitung als nächster wichtiger Schritt. Dazu gehören das Bestätigen der Zahlung, das Prüfen der Lagerverfügbarkeit sowie das Vorbereiten der Bestellung für Picking und Packing. Shopify erleichtert das, indem Bestelldetails automatisch synchronisiert werden – das ermöglicht eine effiziente Verwaltung.

Mit Shopify-Apps kannst du Aufgaben wie das Erstellen von Rechnungen und die Zahlungsbestätigung automatisieren und so den Prozess weiter vereinfachen. Die Integration mit Gelato erweitert diesen Schritt, indem Bestelldetails direkt an das Gelato-System zur Produktion weitergeleitet werden. 

Lager verwalten

Eine saubere Lagerverwaltung ist entscheidend, damit Shopify deine Bestellungen reibungslos abwickelt. Dazu gehört, Bestände im Blick zu behalten, die Nachfrage zu prognostizieren und Produkte rechtzeitig nachzubestellen. Tools wie das integrierte Inventory Management System von Shopify und Drittanbieter-Apps helfen dabei, diese Aufgaben zu automatisieren. 

Mit der Shopify-Integration von Gelato musst du dir keine Gedanken um physisches Lager machen. Gelato übernimmt Produktion und Lagerung und aktualisiert deinen Shopify-Store mit korrekten Beständen für alle Print-on-Demand-Produkte. 

Artikel kommissionieren und verpacken

Sobald dein Bestand effizient verwaltet ist, folgt das Kommissionieren und Verpacken. Dabei wählst du die Produkte gemäß der Bestellung aus dem Lager und verpackst sie sicher für den Versand. 

Sauberes Kommissionieren reduziert Fehler und stellt sicher, dass die richtigen Artikel die richtigen Kund:innen erreichen. Tools wie die Barcode-Scan-Funktion von Shopify können diesen Prozess straffen. Berücksichtige beim Verpacken die Art der Produkte und verwende geeignete Verpackungsmaterialien, um Schäden auf dem Transportweg zu vermeiden. 

Bestellungen versenden

Bestellungen versenden bedeutet, einen zuverlässigen Versanddienstleister auszuwählen, die Versandkosten festzulegen und die passende Verpackung zu wählen. In Shopify kannst du verschiedene Versandmethoden einrichten, darunter Echtzeit-Carrier-Tarife, Pauschalsätze oder kostenlosen Versand.

Sobald die Bestellung verpackt ist, druckst du das Versandlabel aus und befestigst es sicher. Mit der integrierten Versandfunktion von Shopify kannst du Versandlabels direkt aus deinem Admin-Dashboard kaufen und drucken, was Zeit und Aufwand spart. Nach dem Versand aktualisierst du den Bestellstatus in Shopify und stellst deinen Kund:innen die Tracking-Informationen bereit.

Versandinformationen bereitstellen

Nachdem eine Bestellung versendet wurde, solltest du den Versandstatus an deine Kund:innen kommunizieren, um für Transparenz und Vertrauen zu sorgen. Dazu trägst du Tracking-Nummern und Carrier-Informationen in deinem Shopify-Store ein. Das lässt sich mit Shopify-Apps automatisieren oder manuell erledigen.

Sobald die Daten aktualisiert sind, kann Shopify deine Kund:innen benachrichtigen und sie über den Weg ihrer Bestellung auf dem Laufenden halten. Diese Kommunikation gibt den Kund:innen Sicherheit und reduziert gleichzeitig die Anzahl der Anfragen zum Bestellstatus. 

Bestellstatus verfolgen

Wenn du deine Kund:innen über Statusänderungen informierst, stärkst du Vertrauen und Zufriedenheit. In Shopify kannst du den Bestellstatus über das Dashboard verfolgen. Du und deine Kund:innen sehen Updates wie „In Bearbeitung“, „Unterwegs“ und „Zugestellt“.

Zusätzlich generiert Shopify automatisch Versandbenachrichtigungen mit Tracking-Details, die per E-Mail oder SMS verschickt werden können. Für ein noch detaillierteres Tracking eignen sich Apps wie OrderlyEmails. Diese Tools bieten detaillierte Tracking-Informationen und anpassbare Benachrichtigungen. 

Retouren und Umtausch abwickeln

Retouren und Umtausch sind ein wichtiger Teil der Kundenzufriedenheit. Shopify macht das mit eingebauten Funktionen handhabbar, mit denen du Retouren direkt aus dem Admin-Dashboard bearbeiten kannst. Informiere deine Kund:innen zeitnah, erstelle Rücksende-Label und führe einfach die Bestandsaktualisierung durch.

Mit der Integration von Gelato werden Retouren noch einfacher. Kund:innen folgen einem klaren Prozess und Gelato kümmert sich um die Reverse-Logistik, sodass Produkte effizient an den nächstgelegenen Produktionspartner zurückgehen.

Bereit, in den eigentlichen Prozess der Auftragsabwicklung auf Shopify einzutauchen? Gehen wir Schritt für Schritt durch, wie du in deinem Store eine reibungslose und effiziente Auftragsabwicklung sicherstellst.

1. Eine Fulfillment-Lösung auswählen

Wenn eine Bestellung eingeht, hat es Priorität, sie schnell und effizient zu deinen Kund:innen zu bringen. Es gibt mehrere Möglichkeiten, Bestellungen auf Shopify zu erfüllen – jede ist auf unterschiedliche Anforderungen und Größenordnungen zugeschnitten. 

Sehen wir uns die verschiedenen Fulfillment-Optionen an:

• Self-Fulfillment: Verwalte Lager, packe Produkte und versende Bestellungen selbst.

• Fulfillment by Shopify: Nutze den Fulfillment-Service von Shopify, um Produkte an mehreren Standorten zu lagern und zu versenden.

• Dropshipping: Arbeite mit Dropshipping-Anbietern, die Lager und Versand übernehmen.

• Third-Party Logistics (3PL): Nutze einen 3PL-Anbieter, um Bestände zu lagern und Bestellungen abzuwickeln.

2. Manuelles vs. automatisches Fulfillment

Die Entscheidung zwischen manuellem und automatischem Fulfillment beeinflusst, wie effizient du Bestellungen verarbeitest, und damit auch die Kundenzufriedenheit auf Shopify. Beide Optionen haben ihre Vorteile, und die richtige Wahl hängt oft von deinen Anforderungen und der Größe deines Business ab. 

Schauen wir uns die Details an: 

Automatisches Fulfillment 

Automatisches Fulfillment vereinfacht die Auftragsabwicklung, indem Bestellungen automatisch als erfüllt markiert werden, sobald sie bezahlt sind. Es hilft auch bei der automatischen Archivierung – so bleibt deine Bestellseite aufgeräumt, weil erfüllte und abgeschlossene Bestellungen aus der direkten Ansicht verschwinden. So profitierst du von der Methode des automatischen Fulfillments: 

• Zeitersparnis: Bestellungen werden ohne manuelles Eingreifen bearbeitet, sodass du Zeit für andere Aufgaben gewinnst.

• Sofortige Updates: Kund:innen erhalten umgehend Benachrichtigungen zu ihrem Bestellstatus, was das gesamte Erlebnis verbessert.

• Reibungslose Integration: In Kombination mit Fulfillment-Services werden Produkte automatisch produziert und versendet, was das Risiko menschlicher Fehler reduziert.

Manuelles Fulfillment 

Beim manuellen Fulfillment kümmerst du dich persönlich um jeden Schritt – von der Bestätigung der Bestellung bis zur Aktualisierung des Status. Du behältst dabei die volle Kontrolle über dein Lager und deine Auftragsverwaltung. Wichtige Vorteile sind: 

• Persönliche Note: Die Möglichkeit, persönliche Akzente wie handgeschriebene Karten oder individuelle Verpackungen hinzuzufügen.

• Qualitätskontrolle: Jede Bestellung kann vor dem Versand geprüft werden, um höchste Qualitätsstandards zu sichern.

• Flexibilität: Ideal für Unternehmen mit komplexen Produktangeboten oder Customizations, die enge Begleitung brauchen.

3. Bestellungen abwickeln

Die Auftragsabwicklung auf Shopify umfasst mehrere wichtige Schritte, damit deine Kund:innen ihre Produkte schnell und effizient erhalten. So wickelst du sie effektiv ab:

• Bestelldetails prüfen: Beginne damit, die Bestellung der Kund:innen zu prüfen, um Richtigkeit und Verfügbarkeit der Artikel im Lager sicherzustellen.

• Artikel kommissionieren und verpacken: Wähle die Produkte aus dem Lager und verpacke sie sicher, damit sie unterwegs nicht beschädigt werden.

• Versandlabels erstellen: Erzeuge und drucke Versandlabels entweder manuell oder über integrierte Shopify-Apps, um den Prozess zu straffen.

• Bestellstatus aktualisieren: Markiere die Bestellung im Shopify-Admin-Panel als erfüllt, stelle deinem Kunden Tracking-Informationen zur Verfügung und benachrichtige ihn anschließend. 

4. Mehrere Bestellungen handhaben

Ob du Bestellungen manuell verwaltest oder Automatisierungstools nutzt – ein klarer Ansatz für mehrere Bestellungen spart Zeit und reduziert Fehler. Hier ein paar Strategien, um mehrere Bestellungen effizient abzuwickeln: 

• Batch-Verarbeitung: Bündele ähnliche Aufgaben wie Etikettieren und Verpacken, um Zeit zu sparen.

• Order-Management-Apps nutzen: Investiere in Apps, die das Bestell-Handling automatisieren und strukturieren.

• Bestellungen priorisieren: Sortiere Bestellungen nach Dringlichkeit oder Versandmethode, um eine pünktliche Lieferung sicherzustellen.

• Aufgaben delegieren: Wenn du ein Team hast, verteile feste Rollen, um den Workflow zu straffen.

5. Fulfillment-Standorte verwalten

Effektives Management deiner Fulfillment-Standorte ist entscheidend für pünktliche Lieferungen und zufriedene Kund:innen. Hier ein paar zentrale Punkte: 

• Zentralisiert vs. dezentralisiert: Entscheide, ob es zu deinen Zielen und deiner Kundschaft besser passt, dein Lager an einem Ort zu halten oder über mehrere Standorte zu verteilen.

• Optimale Bestände: Jeder Fulfillment-Standort sollte einen optimalen Bestand halten, um Out-of-Stocks und Overstocks (die die Lagerkosten erhöhen) zu vermeiden.

• Versandzonen: Weise Bestellungen basierend auf der Kundenadresse dem nächstgelegenen Fulfillment-Standort zu, um Lieferzeiten und Kosten zu reduzieren.

• Nachfrage prognostizieren: Nutze historische Verkaufsdaten und Markttrends, um die Nachfrage vorherzusagen und dein Lager auf die Standorte zu verteilen.

6. Status der Auftragsabwicklung tracken und aktualisieren

Den Bestellstatus im Blick zu behalten, sorgt für pünktliche Lieferungen und zufriedene Kund:innen. So bleibst du in jedem Schritt der Auftragsabwicklung auf dem Laufenden: 

• Bestellung eingegangen: Wenn eine Bestellung aufgegeben wird, erscheint sie in deinem Shopify-Admin-Dashboard. Prüfe die Details und stelle sicher, dass alles passt, bevor es weitergeht.

• Bestellung in Bearbeitung: Markiere die Bestellung als „in Bearbeitung“, um zu signalisieren, dass sie für den Versand vorbereitet wird. So bleibt deine Übersicht sortiert und dein Team kennt den aktuellen Status.

• Unterwegs: Aktualisiere den Status auf „Unterwegs“, sobald die Bestellung versendet wurde. Tracking-Informationen helfen deinen Kund:innen, die Lieferung zu verfolgen.

• Zugestellt: Markiere die Bestellung schließlich als „Zugestellt“, sobald sie bei den Kund:innen angekommen ist. Dieser Schritt ist wichtig für saubere Fulfillment-Daten.

7. Die Auftragsabwicklung automatisieren

Das Automatisieren der Auftragsabwicklung kann die Effizienz deutlich steigern und manuelle Fehler reduzieren. So holst du das Beste aus der Automatisierung heraus:

• Shopifys eingebaute Automatisierung nutzen: Verwende die Automatisierungsfunktionen von Shopify, etwa Order Automator und Auto Fulfill, um wiederkehrende Aktionen zu übernehmen.

• Automatische Fulfillment-Einstellungen konfigurieren: Lass Bestellungen automatisch von „unerfüllt“ zu „erfüllt“ wechseln, sobald sie bearbeitet sind – das spart Zeit.

• Drittanbieter-Apps integrieren: Nutze Apps wie Order Automator, um deine Fulfillment-Workflows je nach Bedarf anzupassen und auszubauen.

• Benachrichtigungen aktivieren: Automatisiere E-Mail-Benachrichtigungen, um Kund:innen über Bestellstatus und Tracking-Infos auf dem Laufenden zu halten.

8. Sonderfälle handhaben

Bei der Auftragsabwicklung auf Shopify können Sonderfälle auftauchen, die etwas mehr Aufmerksamkeit brauchen – zum Beispiel internationaler Versand. So gehst du effektiv damit um:

• Internationaler Versand: Stelle sicher, dass alle nötigen Zoll-Infos vorhanden sind – etwa Harmonised-System-(HS)-Codes und präzise Produktbeschreibungen. Fehlende Zollangaben können Sendungen verzögern.

• Nachbestellte Artikel: Kommuniziere klar mit deinen Kund:innen über zu erwartende Verzögerungen und Nachschubtermine. Teilsendungen können die Wartezeit auf die restlichen Artikel überbrücken.

• Stornierte Bestellungen: Entwickle ein System, um Stornierungen effizient zu managen, sodass Kund:innen zeitnah Rückerstattungen erhalten und die Lagerbestände entsprechend aktualisiert werden.

• Custom-Packaging: Für besondere Produkte oder Premium-Bestellungen kann eine individuelle Verpackung das Kundenerlebnis aufwerten und eine persönliche Note hinzufügen.

Bestellungen mit Gelato in deinem Shopify-Store abzuwickeln, ist ein nahtloser Prozess, der dir viele Möglichkeiten eröffnet. Gehen wir die Schritte gemeinsam durch, damit du die Print-on-Demand-(POD)-Services von Gelato voll ausschöpfst.

Zuerst das Wichtigste: deinen Shopify-Store mit Gelato verbinden. So gehst du vor:

1. Öffne den Shopify App Store und suche die Gelato-App.

2. Klicke auf „Add app“, um die Integration zu starten.

3. Du wirst zu deiner Shopify-Admin-Seite weitergeleitet. Gib die URL deines Shopify-Stores ein und klicke auf „Install app“.

4. Du wirst gebeten, Gelato den Zugriff auf bestimmte Informationen aus deinem Store zu erlauben. Schließe diesen Schritt ab, um die Integration zu finalisieren.

5. Sobald die Verbindung steht, kannst du deine bestehenden Produkte verkaufen oder neue Produkte mit den nachhaltigen und schnellen POD-Services von Gelato erstellen.

Sobald du mit Gelato eingerichtet bist, geht es ans Verkaufen. So läuft es ab:

1. Eine Kund:in besucht deinen Shopify-Store und gibt eine Bestellung auf.

2. Die Bestelldaten werden automatisch mit dem Gelato-System synchronisiert und damit der Fulfillment-Prozess gestartet.

Mit Gelato musst du dich nicht um den Fulfillment-Prozess kümmern. So funktioniert es:

1. Gelato nimmt die Bestelldaten entgegen und leitet sie an den nächstgelegenen Produktionspartner aus dem umfangreichen Netzwerk in 32 Ländern weiter.

2. Dieser Produktionspartner produziert das Produkt nah am Standort der Kund:in – das sorgt für schnelle Lieferung und reduzierte CO₂-Emissionen.

3. Nach der Produktion durchläuft das Produkt eine Qualitätskontrolle, bevor es versandbereit ist.

Zum Schluss wird das Produkt an deine Kund:in geliefert. Das passiert dabei:

1. Nach der finalen Qualitätskontrolle wird das Produkt sicher verpackt und an die Kund:in versendet.

2. Gelato sorgt für eine schnelle und zuverlässige Lieferung. Da das Produkt näher an der Kund:in gefertigt wird, sind die Transportwege kürzer und die CO₂-Emissionen geringer.

3. Die Kund:in erhält ihre Bestellung – der Prozess bleibt so transparent und effizient wie möglich.

Mit den Services von Gelato bietest du deinen Kund:innen ein erstklassiges Einkaufserlebnis und reduzierst gleichzeitig den CO₂-Fußabdruck deines Stores. Eine Win-win-Situation!

Der Shift hin zu On-Demand-Produktion und lokalem Druck verändert das Ecommerce-Bild. Gelato bietet eine umfassende Lösung für Unternehmer:innen, Creators und globale Marken und ermöglicht es Unternehmen, ihre Produkte weltweit zu verkaufen und lokal in 32 Ländern zu produzieren. Damit öffnen sich die Türen zu einem Markt von bis zu fünf Milliarden potenziellen Konsument:innen.

Mit Gelato kann dein Shopify-Store eine große Vielfalt an Produkten anbieten, zum Beispiel t-shirts, wall art, mugs, phone cases und photo books – alle on demand produziert und direkt an deine Kund:innen geliefert. Du zahlst nur für die bestellten Produkte und brauchst weder Lager noch Bestandsmanagement. 

Bereit, deinen Shopify-Store auf das nächste Level zu bringen? Werde Teil der Gelato-Familie und lass uns gemeinsam deine Auftragsabwicklung revolutionieren. Melde dich bei Gelato an – heute noch.

Was tust du, nachdem du eine Bestellung auf Shopify erhalten hast?

Nachdem du eine Bestellung auf Shopify erhalten hast, prüfe die Bestelldetails auf Richtigkeit. Bestätige die Lagerverfügbarkeit, verarbeite die Zahlung und starte den Fulfillment-Prozess manuell oder automatisch. Aktualisiere den Bestellstatus und informiere deine Kund:innen darüber, dass ihre Bestellung bearbeitet wird. Stelle sicher, dass alles für eine pünktliche Lieferung bereit ist.

Wie wickle ich eine Bestellung auf Shopify POS ab?

Um eine Bestellung auf Shopify POS abzuwickeln, navigierst du in der POS-App zur Bestellung. Du kannst sie direkt nach dem Kauf der Kund:in als erfüllt markieren. Achte darauf, dass die nötige Ware vorhanden ist, denn das POS-System bucht den Artikel aus deinem Bestand aus. Das ermöglicht ein reibungsloses Echtzeit-Bestandsmanagement über alle Vertriebskanäle hinweg.

Wie ändere ich meine Shopify-Bestellung von „unerfüllt“ zu „erfüllt“?

Um deinen Shopify-Bestellstatus von „unerfüllt“ zu „erfüllt“ zu ändern, navigiere im Shopify-Admin zum Bereich „Orders“. Wähle die jeweilige Bestellung aus, klicke auf „Mark as fulfilled“ und füge die nötigen Tracking-Informationen hinzu. Bestätige den Fulfillment-Vorgang – der Bestellstatus wird auf erfüllt aktualisiert und Kund:innen werden automatisch benachrichtigt.

Wie wickle ich eine Draft-Order auf Shopify ab?

Um eine Draft-Order auf Shopify abzuwickeln, wandelst du sie zunächst in eine echte Bestellung um, indem du auf „Create Order“ klickst. Sobald die Bestellung erstellt ist, kannst du sie ganz oder teilweise abwickeln: Suche die Bestellung im Bereich „Orders“, wähle sie aus und klicke auf „Fulfill Items“. Folge den Anweisungen, um Tracking-Informationen hinzuzufügen und den Vorgang abzuschließen.

Warum wird meine Fulfillment-Anfrage auf Shopify abgelehnt?

Eine Fulfillment-Anfrage auf Shopify kann wegen Lagerproblemen, nicht verifizierten Zahlungsmethoden oder einem nicht konfigurierten Fulfillment-Service abgelehnt werden. Stelle sicher, dass deine Lagerbestände korrekt und Zahlungen verifiziert sind. Prüfe, ob dein gewählter Fulfillment-Service korrekt eingerichtet ist und läuft. Eine saubere Kommunikation mit deinem Provider hilft, diese Probleme effektiv zu lösen.